在外贸函电使用缩略语的情况十分普遍，缩略语可以说是外贸函电的一个主要特征了。那么我们经常提到的缩略语到底是什么呢?其实，缩略语是词的一种简化形式，即对原有的词进行进一步的浓缩，以便把信息压缩到接触的一瞬间就能理解的程度。在起草外贸函电中，缩略语的使用十分普遍，有时在一份电传的外贸函电中，缩略语的使用数量甚至占总字数的一半以上。缩略语在当前使用中仍然存在着一定的问题，但是这也并未降低如缩略语在外贸函电中的出现频率，这是为什么呢?究其原因，无外乎节约时间和金钱这两点关乎效率和效益的因素。在外贸函电中通过使用缩略语，不仅可以节约书写或打印的时间和空间，还可以电报、电传等电文发送的费用，从而有效节约双方的贸易合作成本。
而外贸缩略语的形成并不是空穴来风的，它有着独属于自己的构词原则。一般情况下，外贸缩略语的构成特征多种多样，我们就列举其中常用的集中缩略语构词方法。第一种方法就是“缩略元音，保留辅音”，举几个具体的例子的话，如bl就是“bolt”的缩略语，pcs就是“pieces”的缩略语。第二种方法就是“保留第一个音节以及第二个音节的首辅音，如cap就是“capacity”的缩略语，vol就是“volume”的缩略语。第三种方法就是“保留头两个音节以及第三个音节的首辅音”，如envir就是“environment”的缩略语，immed就是“immediately”的缩略语。第四种方法就是“保留首尾两个字母”，如yd就是“yard”的缩略语，cr就是“creditor”的缩略语。第五种方法就是“保留首字母及其他关键辅音”，如ATTN就是“attention”的缩略语，而QLTY就是“quality”的缩略语。第六种就是替代法，即ed用D替代，ing用G替代，ment用MT替代等等，如RCVD就是“recieved”的缩略语，SHPG就是“shipping”的缩略语等。……
缩略语以其自身特有的特点在外贸函电中使用中十分广泛，并为贸易沟通往来时效性的提升起到了不小的推动作用。尽管如此，外贸函电中缩略语的使用也存在诸多问题，这些问题如果不稍加重视，会对双方贸易合作的实施产生一定的阻碍性影响。总归来讲，外贸函电中缩略语使用上主要存在以下几点问题：
首先，就是不加注进行说明。虽然外贸函电中缩略语的使用在很大程度上节约了贸易合作对方的阅读时间，但是这是建议在对方可以有效看懂函电中使用的缩略语的前提下。一些公司在起草外贸函电中，受到主观意识的影响，他们会在使用一些厂家、设备甚至技术编号的缩略语，这会在很大程度上引起对方在阅读上的误解，进而任意揣测其意思，进而影响了整篇外贸函电主体意思的有效传达。
其次，就是在外贸函电中对缩略语进行随意杜撰和编造。虽然外贸函电缩略语具有一定的构词原则，但是从当前外贸函电中缩略语的使用整体情况来看，这些缩略语的在数量上还是十分稳定的，并具有较高的专业性，因此，使用频率高、数量众多，但并不意味着这些外贸函电缩略语可以随意编造。如果对外贸函电中的缩略语进行胡编乱造的话，影响了外贸函电的整体规范性不说，而耽误了双方有效贸易合作的进行就更得不偿失了。下面我们一篇存在问题的外贸函电缩略语只言片语为例，指出其中至少存在的三处问题，以示参考：
YR CABLE 5TH WE OFFER FM SUBJ TO U ACCEPT RCHN HERE BEFORE 12TH 10MTS CEMENT CIF NINGBO SHIPMT BY CONFD IRREVOCABLE L/C
在该例中，第一处问题：YOUR的缩略形式包括“YR”和“U”这两种形式，而该例中这两种形式竟然同时出现了，这是不对的，同时作为YOUR的缩略形式，两者应统一为一种形式来使用。第二处问题：该例中将firm缩略为“FM”存在有很大的歧义，容易与form或from等词汇混淆，而且，通常情况下，FM一般用作是FROM的缩略形式。第三处问题：随意编造缩略语，而RCHN则明显是编造出来的一个缩略语，我们根据语境可以推断出，这个RCHN应该是REACHING的缩略，但是reaching这个词在外贸函电中一般不用缩略形式，即使用缩略形式的话，ing应用G替换，那也应该缩略成“RCHG”的形式才合适。
外贸函电缩略语具有一定的特殊性和常用性，因此，作为一个成功的外贸人，掌握并熟练应用好外贸函电缩略语十分重要。